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ジェイエイ共済埼玉ビル会議室 利用規定

◆利用時間・お申込み受付時間

1) ご利用時間:9時~20時
基本ご利用時間帯
  • 午前:9時~12時
  • 午後:13時~17時
  • 1日:9時~17時
  • 午後~夜間:13時~20時
  • 夜間:17時~20時
  • 全日:9時~20時
2) お申込み受付時間:9時~17時

◆お申込み受付開始期間・休館日

1) お申込み受付開始期間:ご利用日の1年前よりお受けいたします。
※但し、1年以上先のお申し込みをご希望される方は、別途ご相談ください。
2) 休館日:12月29日から翌年1月3日の間。
その他設備点検(法定点検)等のため毎年、年2回臨時休館いたします。

◆会議室ご利用のお申込みについて

1) 仮予約
お電話にて、仮予約を受付けています。仮予約期間は申込日を含めて7日間です。
(7日を過ぎてお申込みのない場合は、取消となる場合がございます。)
必ず仮予約期間内に会議室利用申込書のご提出又は取消のご連絡をお願いいたします。
2) 本予約
直接窓口にお越しいただき会議室利用申込書に記入していただくか、
会議室利用申込書に必要事項をご記入の上、FAXでお申込みください。
会議室利用申込書の提出をもって本予約となります。
3) 会議室使用料の精算の手続き
  • 会議室の使用料は原則として、利用日の2週間前までに全額をお振込みにてお支払いください。
    (振込手数料はお客様のご負担となります。)利用日2週間以内の本予約については、
    前日までに振込か当日現金(平日のみ)にてお支払いください。(当日現金でお支払いの場合は、
    会議室入室前にお支払い願います。)
  • 付属設備の追加料金、室料の超過料金等は当日1階管理事務所にて現金でお支払いいただくか、
    利用後5日以内にお振込ください。(尚、現金の場合は平日の17時までとさせていただきます。)
4) 会議室使用料・付属設備使用料(別途料金表をご覧ください)
  • 弊社の都合により、会議室使用料・付属設備使用料の改定があった場合は改定後の使用料をお支払いいただきます。
5) ご利用日の変更・取消(ご利用日の変更・取消などがある場合は、速やかにご連絡ください。)
  • 変更:会議室日程の変更は、1回限りとし利用日の3日前までに手続きをお願いいたします。
    また、変更日については、当初の利用日の前後30日までの期間とさせていただきます。
    それ以外のご変更については、取消扱いとし取消料をお支払いいただきます。
    (変更先日程については、取消料が発生する期間外においても変更及び取消をすることはできません。)
    取消料が発生する期間内の時間短縮については、短縮された時間の差額分に対して取消料をお支払いいただきます。
    (小さいタイプへの会議室変更についても同様に差額に対して取消料をいただきます。)
  • 取消:取消については、ご連絡の上、会議室予約取消書をご提出ください。
    次のとおり取消料をお支払いいただきます。
    取消料:利用日の前日から起算して(さかのぼって)

    14日以内~8日まで   利用室料の50% *非課税
    7日以内  利用室料の全額  *非課税
    当日 利用料(備品含)の全額 *課 税
    尚、弊社から会議室使用料を返還する際の振込手数料については、お客様負担となります。
      申し込みをキャンセル (PDF形式:9KB)


6) 展示会でのご利用の場合は、「念書」をご提出ください。

◆会議室ご利用について

1) 会議室の入室・退出
  • ご利用時間帯の前後20分ご使用いただけます(利用時間9時から20時までのご利用に限る)。準備・後片づけは、この時間内にお願い致します。
  • 会議室の鍵の貸出しは行っておりません。昼食等で会議室から一時退室する場合は、会議室備え付けの内線電話にて設営係(内線777)までご連絡ください。
  • ご利用後は、会議室備え付けの内線電話にて設営係(内線777)までご連絡ください。20分を過ぎた場合は、規定の超過料金をお支払いいただきます。
2) 荷物のお取り扱い
  • 荷物を送付する場合、事前にご連絡ください。
  • 利用日前日着とし送付状にはご依頼主の欄にご利用団体名をお届け先にはご利用日及びご利用会議室を明記して3階設営係宛に送ってください。
    利用日前日以前に到着した荷物及びご利用会議室等の明記がない場合は、弊社にて受取拒否をする場合もございます。
    また、個人情報等に関わる書類・重要な荷物等の預かりについては、責任を負いかねますのでご遠慮ください。
3) 電話の取り次ぎ等
各会議室への外線電話のご伝言及び取次はいたしませんのでご了承ください。
  • 公衆電話(テレホンカードのみ使用可)は、1階玄関ロビーにありますのでご利用ください。
4) 案内看板
1階玄関ロビー、各会議室前に常設されている電光掲示板以外は設置できません。
やむを得ず必要な場合は1階管理事務所にご相談ください。
5) 申出事項
次のいずれかに該当する場合は、事前に申し出てください。
  • 機器の搬入・搬出及び大型車両を駐車する場合
  • 電気を規定容量以上使用する場合
  • 会議、講演、研修以外の目的でご利用になる場合
  • 特別な設備または、特殊レイアウトをされる場合
6) ご飲食について
昼食については、当ビル指定業者のケータリングサービス及び地下1階飲食店をご利用ください。当ビル外からの飲食物のお持ち込みはお控えください。

◆当ビル駐車場のご利用について

1)
  • 当ビルをご利用する際にお車でお越しになるお客様は、当ビル駐車場がございます。
    駐車場の料金については、別途料金表をご参照ください
  • 会議室利用のお客様が多い日は、駐車場が満車になり駐車できないことがありますので、
    予めご了承ください。
  • 当ビル駐車場を利用する場合で予約を入れる時は、会議室利用申込書に必ずご記入してください。
    予約の場合は、1台につき会議室利用時間と同様の駐車料金をご請求させていただきます。
    但し、主催者払い(前金制)のみの扱いとなります。
    予約台数の変更は、利用日の3日前までにお申出ください。
    それ以降の受付けはいたしかねますので、ご了承ください。
    (お支払いいただきました利用料の返還はいたしません。)
  • 駐車場を予約されたお客様には駐車場利用券を発行いたします。当日必ず持参してください。
    予約のお客様で駐車券をお持ちでない方は駐車場にて現金でお支払いください。
    (主催者払いとはなりませんのでご留意ください。)

◆会議室ご利用上の注意・お願い

1) 利用上のお願い
  • レイアウト、会議の名称、備品等の変更は、利用日の5日前までにご連絡ください。
  • 当ビル内での騒音、暴力など他人に迷惑をかける行為が起こらないようご注意ください。
  • 備品はご利用会議室以外に持ち出さないでください。
  • 当ビル内に爆発物、可燃物、鉄砲刀剣類などの危険物、悪臭物は持ち込まないでください。
  • 利用中に施設や備品を傷つけたり、紛失した場合は弁償していただきます。
  • 会議室外での物品販売、寄付行為、又は当日の催し物以外の一切の宣伝、および会議室での飲酒は堅くお断りいたします。
  • お客様がお持ち込みになりました段ボール等の不用の物品、ゴミ等は、必ずお持ち帰りください。残された場合は、処分料を請求させていただきます。
  • 会議室利用の際、室内を汚した場合、クリーニング料をいただく場合がございます。
  • 壁.柱.ドア等に張り紙は厳禁です。やむを得ず必要な場合は、1階管理事務所にご相談ください。
  • 災害・緊急事態の発生に備え、ご利用前に必ず非常階段を確認してください。
  • 会議室は全室禁煙です。地下1階の喫煙所で喫煙をお願いいたします。
2) 注意事項
利用の権利を譲渡・転貸することはできません。
次の場合は、申込みをお受けできません。
  • 施設の管理、運営上支障があると認められるとき
  • 公共の福祉を阻害するおそれがあると認められるとき 
  • 利用内容が不確実と認められるとき 
  • その他、施設の利用目的に反すると認められるとき 
次の場合は、申込受付事項を取消又は変更することがあります。
  • 上記の申込みをお受けできない場合に至ったとき
  • 利用の条件や施設側の指示に違反したとき
  • 施設の管理、運営上特に必要が生じたとき 
  • 使用料を指定された期日までに納めていただけなかったとき
  • 集団的または常習的、暴力的不法行為、または反社会的行為を行う恐れのある組織の
    利益になると認められる場合

個人情報の取扱いについて
お客様のお名前、ご住所などの情報は当ビルの事業活動に限って利用させていただいておりますので、
ご了承いただきますようお願いいたします。
 * 施設利用内容に関する連絡・確認・お問い合わせ・ご質問への回答、代金のお支払い、
   利用促進に関するご案内、その他付帯サービスご利用に関するご連絡、ご案内
 * サービス改善のためのアンケート調査の実施

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