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ジェイエイ共済埼玉ビル会議室 利用規定

◆ご利用時間・お申込み受付時間

1) ご利用時間:9時~20時
基本ご利用時間帯
  • 午前:9時~12時
  • 午後:13時~17時
  • 1日:9時~17時
  • 午後~夜間:13時~20時
  • 夜間:17時~20時
  • 全日:9時~20時
2) お申込み受付時間:9時~17時

◆お申込み受付開始期間・休館日

1) お申込み受付開始期間:ご利用日の1年前よりお受けいたします。
※但し、1年以上先のお申し込みをご希望される方は、別途ご相談ください。
2) 休館日:12月29日から翌年1月3日の間。
その他設備点検(法定点検)のため毎年、年2回臨時休館いたします。

◆会議室ご利用のお申込みについて

1) 仮予約
・お電話にて、空室状況の確認・仮予約を受付けています。
・仮予約期間は申込日を含めて8日間です。(8日を過ぎてお申込みのない場合は、取消となります。)
 必ず仮予約期間内に会議室利用申込書のご提出又は仮予約取消のご連絡をお願いいたします。
・必要に応じてお申込みの際に資料の提出等をお願いする場合や、ご利用目的・内容によっては
 お申込みをお断りする場合がありますので予めご了承ください。
2) 本予約
・1階管理事務所にお越しいただき会議室利用申込書に記入していただくか、
 会議室利用申込書に必要事項をご記入の上、FAXでお申込みください。
 会議室利用申込書の提出をもって本予約となります。
・本予約成立後も弊社の判断により本予約を取消させていただく場合がありますので
 予めご了承ください。(この場合の取消料はかかりません。)
3) 会議室使用料の精算の手続き
・請求書を会議室利用申込書に記載されている住所に送付いたしますので、
 原則として、利用日の2週間前までに全額をお振込みにてお支払いください。
 (振込手数料はお客様のご負担となります。)
 利用日2週間以内の本予約については、前日までに振込か当日現金(平日のみ)にて
 お支払いください。(当日現金でお支払いの場合は、会議室入室前にお支払い願います。)
・付属設備の追加料金、室料の超過料金等は当日1階管理事務所にて現金でお支払いいただくか、
 利用後5日以内にお振込ください。(尚、現金の場合は平日の17時までとさせていただきます。)
4) 会議室使用料・付属設備使用料
(別途料金表をご覧ください)
・弊社の都合により、会議室使用料・付属設備使用料の改定があった場合は改定後の使用料をお支払いいただきます。
5) ご予約の変更について
ご予約の変更がある場合は、ご連絡ください。
・会議室日程の変更は、1回限りとし利用日の3日前(土日祝日除く)までに手続きをお願いいたします。
 また、変更日については、当初の利用日の前後30日までの期間とさせていただきます。
・再度の変更の場合は、取消扱いとし取消料(室料全額)をお支払いただきます。
・取消料が発生する期間内の時間短縮については、短縮された時間の差額分に対して取消料をお支払いいただきます。
 小さいタイプへの会議室変更についても同様に差額に対して取消料をいただきます。
6) ご予約の取消について
 取消の場合は、ご連絡の上、会議室予約取消書をご提出ください。
次のとおり取消料をお支払いいただきます。
取消料:利用日の前日から起算して(土日祝日除く)

14日以内~8日まで   利用室料の50% *非課税
7日以内  利用室料の全額  *非課税
当日 利用料(備品含)の全額 *課 税
尚、弊社から会議室使用料を返還する際の振込手数料については、お客様負担となります。
  申し込みをキャンセル (PDF形式:9KB)


7) 展示会でのご利用の場合は、「念書」をご提出ください。

◆会議室ご利用について

1) 会議室の入室・退出
・ご利用時間帯の前後20分ご使用(ご利用時間9時~20時までのご利用に限る)いただけます。準備・後片づけは、この時間内にお願いいたします。
・会議室の鍵の貸出しは行っておりません。昼食等で会議室から一時退室する場合は、会議室備え付けの内線電話にてご連絡ください。
・ご利用後は、会議室備え付けの内線電話にてご連絡ください。20分を過ぎた場合は、規定の超過料金をお支払いいただきます。
2) 荷物のお取り扱い
・荷物を送付する場合、事前にご連絡ください。保管場所に限りがあり、お預かりできないことがありますので予めご了承ください。
・利用日前日着とし送付状にはご依頼主の欄にご利用団体名を、お届け先にはご利用日及びご利用会議室を明記して3階設営係宛に送ってください。
 記入がない場合、利用日前日以前に到着した荷物は、弊社にて受取拒否をする場合もございます。
 また、個人情報等に関わる書類・重要な荷物等のお預かりについては、責任を負いかねますのでご遠慮ください。
3) 電話の取り次ぎ等
・各会議室への外線電話のご伝言及び取次はいたしませんのでご了承ください。
・公衆電話(テレホンカードのみ使用可)は、1階玄関ロビーにありますのでご利用ください。
4) 案内看板
1階玄関ロビー、各会議室前に常設されている電光掲示板以外は設置できません。
やむを得ず必要な場合は1階管理事務所にご相談ください。
5) 申出事項
次のいずれかに該当する場合は、事前に申し出てください。
・機器の搬入・搬出及び大型車両を駐車する場合
・電気を規定容量以上使用する場合
・会議、講演、研修以外の目的でご利用になる場合
・特別な設備または、特殊レイアウトをされる場合
6) ご飲食について
・昼食については、当ビル指定のお弁当宅配業者及び地下1階飲食店をご利用ください。当ビル指定以外の業者をご利用の場合は事前にご連絡ください。
 (パーティー、宴会等はお断りいたします。)

◆当ビル駐車場のご利用について

・当ビルをご利用する際にお車でお越しになるお客様は、タイムズJA共済埼玉ビルの有料駐車場がございます。
但し、満車になり駐車できないことがありますので、予めご了承ください。

◆会議室ご利用上の注意事項・お願いについて

・レイアウト、会議の名称、備品等の変更は、利用日の5日前までにご連絡くだい。
・利用中に施設や備品を汚損、毀損、紛失した場合は弁償していただきます。
・お客様がお持ち込みになりました段ボール等の不用の物品、ゴミ等は、必ずお持ち帰りください。残された場合は、処分料を請求させていただきます。
・会議室利用の際、室内を汚した場合、クリーニング料を請求させていただく場合がございます。
・災害・緊急事態の発生に備え、ご利用前に必ず非常階段を確認してください。
・会議室は全室禁煙です。地下1階の喫煙所で喫煙をお願いいたします。
・利用の権利を譲渡・転貸することはできません

会議室ご利用上の禁止事項について

・当ビル内での演奏、唱歌、騒音、振動、暴力など他のご利用者等に迷惑をかける行為を行わないでください。
・備品はご利用会議室以外に持ち出さないでください。
・当ビル内に爆発物、発火物、鉄砲刀剣類などの危険物、臭気物は持ち込まないでください。
・会議室外での物品販売、寄付行為、又は当日の催し物以外の一切の宣伝、及び会議室での飲酒は堅くお断りいたします。
・壁、柱、ドア等に張り紙は厳禁です。やむを得ず必要な場合は、1階管理事務所にご相談ください。
・動物を持ち込まないでください。

会議室ご利用のお断りについて

以下の項目に該当する場合または該当する恐れのある場合は、本予約成立後及び利用途中であっても
利用の取消または中止させていただく場合がありますので予めご了承ください。
また、このために生じた損害の賠償はいたしません。
・当利用規定に違反した場合
・建物や付帯設備等を損傷させる恐れのある場合
・宗教団体・思想団体・政治団体またはこれに類する団体が使用する場合
・詐欺行為その他非合法・反社会的な団体が使用する場合
・当ビルの管理、運営上支障がある場合
・利用内容が不確実、偽りがある場合
・使用料を指定された期日までに納めていただけない場合
・公序良俗に反する行為、暴力的不法行為、または反社会的行為を行う恐れのある組織である場合
・理由の如何を問わず、使用目的が当ビルで行うには相応しくないと弊社が判断した場合
 

個人情報の取扱いについて
お客様のお名前、ご住所などの情報は当ビルの事業活動に限って利用させていただいておりますので、
ご了承いただきますようお願いいたします。
 * 施設利用内容に関する連絡・確認・お問い合わせ・ご質問への回答、代金のお支払い、
   利用促進に関するご案内、その他付帯サービスご利用に関するご連絡、ご案内
 * サービス改善のためのアンケート調査の実施

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